A velha frase dita que “não se controla o que não se mede” é premissa para qualquer empresa. Porém, o varejo farma é um dos mais competitivos do setor pelo fato de grande parte com que é vendido ter seu preço e sua margem definida pelo governo (que são os medicamentos) ou pelo próprio mercado.
Dessa forma, entender os indicadores, mesmo que sejam os básicos, dos principais setores (financeiro, compras e vendas) é fundamental para detectar erros durante o mês e corrigi-los rapidamente por meio das ações necessárias.
Diante desse desafio, o Guia da Farmácia entrevistou, com exclusividade, o Economista, Diretor e Consultor da Gestão Farma, Adriano Schinetz, para mostrar a importância de os gestores de farmácias acompanharem os indicadores de desempenho e quais os são os mais importantes do canal.
Primeiro passo: dados confiáveis
Para fazer uma gestão de indicadores, é necessário que os números que farão parte desse processo sejam confiáveis e tenham acompanhamento periódico.
A pior situação é montar planos de ações por meio de números não confiáveis. Números não confiáveis irão levar a erros cruciais. Para se iniciar, o ideal é começar pelos indicadores básicos dos principais setores, vendas, compras e financeiro.
Principais indicadores
- Vendas: indicadores de vendas não realizadas ou perdas de vendas. Importantíssimo para entender quantos clientes procuram a farmácia e efetivamente não compram nada.
- Aqui não será identificado tão somente quantas vendas não foram realizadas, mas também o motivo e o produto que deixou de ser vendido.
- Compras: indicador de compras e de pagamentos. Importante para não haver excesso ou falta de compras em cada grupo de produtos e não planejar um pagamento a fornecedores acima da capacidade de caixa mensal da farmácia.
- Financeiro: resultado de Fluxo de Caixa mensal. Importante para entender efetivamente a sobra ou não ocorrida no resultado do caixa.
Para se ter esse indicador, é necessário controlar toda entrada de Receita financeira que provém das vendas realizadas pela farmácia e controlar todos os pagamentos feitos a fornecedores e pagamentos destinados as despesas.
Indicadores que vão além do faturamento
Muitos indicadores relacionados a venda são tradados ou gerenciados de forma errônea. Isso porque muitos deles, analisados individualmente, podem dar a sensação de acerto, e não necessariamente está ocorrendo esse cenário positivo.
Um indicador básico é o tíquete médio de vendas. Muitos gestores analisam esse indicador, porém, não conjuntamente o tíquete médio de lucro e o de produtos por venda.
Obrigatoriamente, esses três indicadores sempre precisam ser analisados juntos para que o movimento sempre seja de crescimento de todos. Não adianta ter um tíquete de venda crescendo e um tíquete de lucro diminuindo, por exemplo.
Importância do desempenho de medicamentos
Outro indicador importante, principalmente para a farmácia que precisa analisar perda ou ganho de mercado, é gerenciar o número de unidades vendidas de medicamentos estratégicos.
Esse é outro indicador que nunca pode ter uma tendência de queda ao longo de um período, pois ocorrendo, fica nítida a percepção de perda de mercado.
KPIs de margem e rentabilidade
Em toda farmácia, sempre existirão dois grupos de produtos: os estratégicos e os não estratégicos. O grupo de produtos estratégicos, do qual gera menor margem de lucro, é extremamente importante crescer, pois levam ao crescimento de grupos não estratégicos.
Resumindo, para produtos de recompra mensal, é necessário ser competitivo e atrair novos consumidores. Isso ocorrendo, irá gerar compra também dos produtos não estratégicos, que geram maior margem.
Esse é um ponto importante citar. Muitos gestores entenderem que o mix de produtos que geram pouca margem não tem prioridade na venda, o que acaba sendo um erro enorme. Tudo é importante vender e, portanto, deve-se entender o peso e representatividade da venda e da margem que cada um desses dois grupos pode trazer.
Indicadores de compras e estoque
Hoje, existem pelo menos oito indicadores importantes para serem analisados semanalmente entre produtos estratégicos e não estratégicos. Porém, resumidamente, podemos citar pelo menos dois em cada:
Compras
- Nível de compras: comprar de acordo com o padrão correto para evitar excessos ou compras a menor da necessidade.
- Nível de ruptura: identificar produtos de maior giro (curva A), medi-los diariamente, e nunca permitir que estejam com estoque zerados.
Estoque
- Indicador de representatividade do estoque de curva A: entender de 100% do estoque, quando o estoque de curva A tem em representação.
- Indicador de representatividade de estoque de Curva D (sem giro): entender de 100% do estoque, quando o estoque de curva D tem em representação. Quanto menor, melhor o resultado.
Papel dos programas de fidelidade
Quando os programas de fidelidade são implantados, é necessário medir o custo-benefício que ele pode trazer. E quando falamos em custo-benefício não está só relacionado em quantos cadastros foram realizadas e efetivamente quantos clientes estão se beneficiando do programa.
É necessário entender que, quando isso ocorre, há um aumento no custo da mercadoria vendida, pois haverá um aumento nos descontos fornecidos. Isso deve ser mapeado, para que a operação desse programa não atrapalhe o planejamento sobre o resultado.
Dessa forma, entender o número de cadastro e quantos clientes estão se beneficiando é importante. Porém, da mesma forma, medir o quanto está sendo investido nessa transação junto ao consumidor é fundamental.
Indicadores operacionais
Considerando o operacional de todos os setores, vários indicadores são importantes e alguns já até citamos nas respostas acima.
Pegando como exemplo o setor de vendas, os gestores deveriam olhar com mais atenção temas como:
- Tempo médio de atendimento;
- Produtividade por colaborador;
- Taxa de erros de dispensação;
- Tíquete médio de venda;
- Lucro por vendedor;
- Número de vendas com apenas um produto no cupom;
- Número de coberturas de ofertas separando em produtos estratégicos e não estratégicos, entre vários outros.
KPIs financeiros
Além do fluxo de caixa, controlar a capacidade de pagamento de despesas e fornecedores e o nível de recebimento do que é vendido, é fundamental para que a farmácia tenha um resultado financeiro controlado e positivo.
Mesmo que não feche positivo, tendo esses controles e ajustes durante o mês, ficará claro qual caminho deve ser seguido para que esse saldo positivo ocorra com frequência em todos os meses.
Tempo de revisão dos indicadores
Hoje existem indicadores que são analisados diariamente (como o de rupturas, por exemplo), como existes indicadores que são analisados semanalmente ou mensalmente.
O mais importante é cada farmácia entender quais são os indicadores que podem identificar erros cometidos nos setores para que sejam corrigidos rapidamente.
Não adianta acompanhar indicadores para simplesmente fazer comparações ou por hábito. Olhar números tem como objetivo principal identificar problemas, pois isso ocorrendo e realizando as ações necessárias, o resultado positivo tende aparecer automaticamente.
Conclusão
Uma gestão eficiente vai muito além de acompanhar o faturamento. Monitorar indicadores de vendas, compras, estoque, fluxo de caixa e desempenho operacional permite identificar gargalos, corrigir desvios com rapidez e tomar decisões baseadas em dados, reduzindo riscos e aumentando a rentabilidade da farmácia.
Mais do que uma ferramenta de controle, os KPIs devem ser encarados como instrumentos estratégicos para impulsionar o crescimento sustentável do negócio. Quando analisados de forma integrada e com informações confiáveis, eles ajudam gestores e farmacêuticos a compreender melhor a operação, fortalecer a competitividade e construir resultados consistentes no longo prazo.
Fotos: Divulgação/Shutterstock
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