Checklist para farmácia: ferramentas para organizar sua drogaria

O canal farma segue crescendo diariamente e para se desenvolver nessa área é necessário seguir um checklist de obrigações e documentos

Ao pensar em abrir uma farmácia ou drogaria muitas dúvidas vem à cabeça. Realizar a assistência farmacêutica e cuidar da saúde da população não é uma tarefa fácil e exige cumprir um checklist de obrigações.

Atualmente, o Brasil possui mais de 87 mil farmácias e o canal segue crescendo diariamente.

Hoje, vender medicamentos não é mais o suficiente. É necessário ter um mix de produtos variados, inovar na jornada de compra do cliente, estar atento às legislações e a como fidelizar o consumidor, entre tantas outras coisas.

Desse modo, entenda quais documentos são necessários para abrir uma farmácia, o que é fiscalizado pela vigilância sanitária, a legislação que rege o setor, bem como diferentes modelos de checklists para drogarias e farmácias.

O que é uma drogaria ou farmácia, afinal?

Ambos vendem medicamentos, contudo, farmácias e drogarias têm algumas diferenças entre si.  

De acordo com o Decreto nº 74.170/74, farmácias são estabelecimentos de dispensação e comércio de drogas, medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos em suas embalagens originais.

Contudo, farmácias também podem desenvolver outras atividades, como: manipulação de fórmulas magistrais, comércio de medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos, bem como compreendem o fornecimento destes ao consumidor, como o atendimento privativo de unidade hospitalar ou de qualquer outra equivalente de assistência médica.

Além disso, a lei nº 13.021/14 traz definição de cada um dos estabelecimentos, deixando clara a diferença entre drogaria e farmácia:

• Farmácia sem manipulação ou drogaria: Estabelecimento de dispensação e comércio de drogas, medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos em suas embalagens originais.
• Farmácia com manipulação: Estabelecimento de manipulação de fórmulas magistrais e oficinais, de comércio de drogas, medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos, compreendendo o de dispensação e o de atendimento privativo de unidade hospitalar ou de qualquer outra equivalente de assistência médica.

A farmácia pode, ainda, manter laboratório de análises clínicas (dependência distinta e separada). Isso sob a responsabilidade técnica do farmacêutico bioquímico.

O que você precisa saber antes de abrir uma farmácia?

Antes de abrir qualquer estabelecimento é necessário ter um plano de negócios. Com ele, o empreendedor terá uma visão mais ampla sobre a empresa e o mercado.

Em seguida, ao escolher o local, é necessário que ele tenha um espaço mínimo de 100 m². Além disso, o ambiente deve ser dividido em balcão de atendimento, área de exposição de produtos, estoque, sanitários, sala para aplicação e serviços clínicos e escritório.

Em seguida você deverá se atentar aos equipamentos, que são:

• Gôndolas, prateleiras, gavetas e estantes expositoras.
• Impressora
• Balcão de atendimento
• Computadores
• Sistema de ar condicionado
• Móveis
• Máquina para cartão, entre outros.

Outro tópico a se atentar é a documentação necessária. Para abrir uma farmácia é necessário: 

• CNPJ
• IPTU do imóvel
• Contrato de locação ou compra e venda
• Alvará de funcionamento

Entre outros documentos específicos da sua cidade e do órgão de vigilância sanitária.

Quais os documentos necessários para abrir drogaria?

Além dos documentos essenciais para abrir qualquer comércio, ao abrir ou farmácia ou drogaria é necessário ter o chamado Manual de Boas Práticas Farmacêuticas, que inclui:

• Certificado de Regularidade Tecnica (CRT), emitido pelo Conselho Regional de Farmácia (CRF).
•  Autorização de funcionamento de Empresa (AFE), que é emitido pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).
• Autorização Especial (AE), somente exigido para farmácias de manipulação.
• Alvará de Saúde ou alvará sanitário, emitido pelas agências de vigilância de saúde.

Tais documentos precisam ser renovados anualmente.

 O que a vigilância sanitária fiscaliza em uma drogaria?

A vigilância sanitária fiscaliza os documentos, a instalação da farmácia e as práticas realizadas. 

De acordo com o escritório de advocacia Valter Carretas, comumente, as infrações encontradas são:

• Manipulação de Fórmulas Magistrais sem prescrição médica;
• Livro de Receituário Geral em branco ou inexistente;
• Escrituração com rasuras e lançamentos feitos com canetas diversas e a lápis;
• SNGPC desatualizado;

• Diferença significativa entre o estoque real e o escriturado – grandes inconsistências;
• Venda medicamentos manipulado fitoterápicos sem receita médica;
• Controle de perdas de sais de forma irregular;
• Comércio de matérias-primas para outras farmácias;
• Captação de receitas com drogarias e outras farmácias;
• Aprovação de Insumos sem as especificações devidas;
• Venda sem receita de cosméticos manipulados;
• Uso de produtos/alimentos industrializados sem laudos de fornecedores – sendo utilizados como matérias primas;
• Ausência de registro das formulações manipuladas;
• Área física inadequada para executar as atividades de manipulação;
• Manipulação de produtos citostáticos, hormônio e antibióticos, sem a cabine obrigatória;
• Manutenção de estoque mínimo, sem as devidas exigências de controle de qualidade;
• Documentos obrigatórios como alvará sanitário, AE e AFE desatualizados;
• Manipulação de substâncias controladas sem AE – Autorização Especial;
• Indícios de manipulação em escala “industrial”;
• Preenchimento inadequado de Notificação de receitas sob o regime de controle especial;
• Inexistência de POP ou POP padrão ou desatualizado em relação a estrutura e condições da farmácia
• Ausência de controle, registro e rastreabilidade de forma completa;
• Acondicionamento e armazenamento de produtos de forma inadequadas;
• Insumos farmacêuticos vencidos;
• Venda remota de produtos sujeitos ao controle especial  – mediante Fax da prescrição, receita digitalizada etc;
• Venda codificada de manipulados.

Caso alguma irregularidade seja encontrada, o fiscal sanitário costuma dar um prazo para o estabelecimento se adequar a norma, antes de anotar como infração.

Além disso, durante todas as inspeções sanitárias, é necessário ter um farmacêutico presente, ou a inspeção será considerada nula.

Legislação farmacêutica na drogaria

A legislação está constantemente mudando, por isso, é importante estar atento às mudanças na lei e na fiscalização de drogarias e farmácias.

Alguns pontos observados durante a fiscalização, que são obrigatórios devido à legislação, são:

•        São mantidos registros de atividades?
•         As áreas internas e externas estão em boas condições físicas e estruturais?
•         A AFE está atualizada?
•         O estabelecimento possui assistência de farmacêutico durante todo o horário de funcionamento?
•         Todos os funcionários foram capacitados para as atividades que realizam?
•        Estão estabelecidos e documentados critérios para qualificação de fornecedores?

 Confira o restante dos itens analisados clicando AQUI.

 O que é um checklist de farmácia?

Um checklist de farmácia é uma lista de atribuições que o proprietário deve seguir para garantir que o estabelecimento esteja de acordo com todas as normas e leis necessárias.

Aqui você irá conferir alguns modelos de checklists e os principais a serem seguidos.

Quais os principais checklists para farmácias?

Para uma farmácia ou drogaria funcionar dentro das normas e de maneira eficaz, é necessário seguir alguns itens.  

Os principais checklists são os seguintes:

•  Limpeza e manutenção: dois itens imprescindíveis para o funcionamento, que devem seguir as normas da Agência Nacional da Vigilância Sanitária (Anvisa).
• Itens obrigatórios, como: luvas, sabonete líquido, álcool 70, entre outros.
• Normas e regulamentações, como a garantia de funcionamento especial (AFE), identificação das lixeiras, vigência da autorização da Agência Municipal do Meio Ambiente, entre outros documentos. 
•  Atribuições do responsável técnico, como conferir a validade dos remédios convencionais e realizar a identificação das etiquetas dos remédios em promoção. 
• Frente de caixa para um atendimento eficiente e satisfatório aos clientes.
• Gestão de estoque: averiguar a validade dos itens, analisar a condição da mercadoria e conferir se as empresas que fornecem os produtos são qualificadas dentro dos padrões regulamentados, por exemplo.

Modelos de checklists para farmácias

Aqui veremos alguns modelos de checklists para farmácias:

Cinco passos para melhorar a gestão de equipes em farmácias

1. Realize treinamentos periódicos: os treinamentos são primordiais para atender o público corretamente e de forma personalizada.
2. Ofereça feedbacks constantemente: isso aumenta a produtividade da equipe e os incentiva a melhorar nos pontos necessários.
3. Celebre as conquistas: líderes que celebram as conquistas e valorizam o trabalho dos funcionários motivam o time e conseguem melhores resultados.
4. Estabeleça metas: objetivos e metas são importantes para orientar a equipe. Estabeleça metas de vendas ou de boas avaliações nos atendimentos.
5. Conheça sua equipe: a gestão de pessoas é essencial, pois saber lidar com o potencial de cada pessoa exige múltiplas habilidades e oferece múltiplos resultados. Converse com seus funcionários e conheça suas habilidades para, assim, saber como melhor usá-las. 

 Quatro  atribuições do responsável técnico

1. Garantir que a validade dos remédios convencionais e controlados esteja em dia.
2. Conferir se as placas de identificação estão visíveis para todos.
3. Garantir que a identificação dos produtos em promoção está correta.
4. Conferir constantemente se a visibilidade das vigências dos alvarás está boa.

Três dicas para atender as conformidades da Anvisa

1. Conheça as legislações pertinentes e tenha a documentação adequada: uma autorização de funcionamento e seguir as boas práticas indicadas pela Anvisa, que incluem possuir alguns documentos como a Autorização Especial de Funcionamento e a Certidão de Regularidade Técnica, são imprescindíveis para ter uma farmácia ou drogaria.
2. Crie uma lista de recebimento de produtos: ao receber um medicamento ou produto a farmácia deve verificar sua autenticidade e seu estado de conservação.
3. Defina o procedimento para entrega de medicamentos controlados: para a venda de medicamentos de prescrição, alguns itens devem ser conferidos, como identificação correta do paciente, legibilidade e ausência de rasuras, assim como a duração do tratamento.

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Conclusão

Realizar checklists é essencial para quase todo negócio e não é diferente para as farmácias e drogarias.

Aqui vimos a diferença entre os dois estabelecimentos, o que é necessário saber antes de abrir o negócio, bem como quais os documentos necessários para estar regulamentado nos órgãos de fiscalização e diversos outros checklists para impulsionar o desenvolvimento da sua farmácia ou drogaria.

Confira outros ebooks e checklists essenciais para o desempenho da sua farmácia:

•  Guia de Tributação do Setor Farmacêutico
• 10 insights da NFR para as farmácias 
• Dez motivos para apostar no mercado de MIPs 
• 74 áreas de atuação do farmacêutico

Fonte: Guia da Farmácia

Fotos: Shutterstock

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