O gerente de ofertas e produtos da Linx, Leandro Ruggero, esclarece as principais dúvidas sobre emitir, armazenar, compartilhar e processar corretamente os documentos fiscais
A gestão fiscal ainda é algo que tira o sono de muitos varejistas e, com a farmácia, não é diferente. Isso porque, a complexidade de fazer a gestão completa do negócio faz com que o varejista demande muito tempo a essas obrigações, afinal, ele precisa pensar na emissão e recepção de notas, geração das obrigações fiscais e tributárias para que fique em compliance com o fisco.
Porém, atualmente existem diversas ferramentas digitais que transformam a tecnologia em uma grande aliada, tanto para os pequenos, quanto para os grandes negócios.
No Brasil, 4 milhões de documentos fiscais são emitidos por dia e só em 2020 foram transacionados 108 bilhões de reais. Esse volume revela a complexidade da tarefa e exige muita atenção do varejista e dos responsáveis pela contabilidade. Emitir, armazenar, compartilhar e processar corretamente os documentos fiscais pode se tornar uma dor de cabeça grande para as farmácias que não contam com uma tecnologia para auxiliar nessa gestão fiscal. No entanto, já existem soluções no mercado, como o Linx Dome, que cuidam de todas essas obrigações fiscais de forma simples e automatizada, com painéis de métricas e alertas que possibilitam uma visão completa do processo.
Muitos empreendedores não conhecem de forma aprofundada a parte fiscal e correm o risco de entrar em problemas com a Receita Federal, que possui diretrizes bastante rígidas relacionadas aos documentos fiscais. Para que isso não aconteça, o varejista precisa se atentar aos diversos tipos de documentos fiscais, como Nota fiscal eletrônica (NF-e), Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e), Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e), Cupom fiscal entre muitos outros, e como eles devem ser emitidos e armazenados. Como a maioria possui emissão eletrônica, o armazenamento deve ser no formato digital, como num banco de dados por exemplo, pelo período mínimo de 5 anos. Existem soluções que auxiliam neste armazenamento, além da gestão completa (emissão, armazenamento, compartilhamento e processamento correto dos documentos fiscais) facilitando o dia a dia do varejista.
Assim, de modo geral, a gestão fiscal é uma parte complexa do negócio e compreende ações preventivas que garantem ficar em conformidade com a legislação tributária, como por exemplo o pagamento de impostos. Além disso, há outras ações fiscais, portanto, podemos dividi-las em dois grupos: as obrigações principais e as obrigações acessórias. O primeiro passo, portanto, é construir, junto de um profissional de contabilidade, uma estratégia de gestão financeira, pensando na redução da carga tributária. Para tanto, existem modelos fiscais adequados a cada operação, como Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional – o profissional de contabilidade ajudará a definir qual é o mais indicado para o negócio. Feito isso, a empresa passa a ter obrigações com o fisco e para não correr o risco de não estar em compliance com a Receita Federal, ela precisa de um software de gestão para automatizar os processos burocráticos.
Para isso, é importante ter ao menos um contador para auxiliar em todo o processo descrito acima. Vale ressaltar que, a partir do momento em que o varejista contrata e implanta um software de gestão fiscal ele terá todo respaldo e treinamento necessário para utilizá-lo da melhor forma possível.
Para realizar a correta gestão fiscal da farmácia, é importante evitar o maior erro dos varejistas: não utilizar a tecnologia disponível como uma ferramenta para facilitar a gestão fiscal da farmácia aumenta as chances de o negócio incorrer em erros nessa área e esse é um ponto de atenção que o segmento precisar estar atento.
Isso porque, ainda existem muitos varejistas que não estão digitalizados e acabam optando pelo modelo antigo de gestão – no caderninho –, porém, vale lembrar que essa administração está mais propensa ao erro do que um sistema, sem contar a agilidade de análise. Portanto, confiar a gestão fiscal à tecnologia pode reduzir e muito as chances de entrar em problemas com a Receita Federal, além de aumentar a probabilidade de crescimento a partir de um controle financeiro mais eficiente.
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Foto e fonte: gerente de ofertas e produtos da Linx, Leandro Ruggero.