Desenvolver uma agenda de metas, contemplando todo o planejamento do ano, pode garantir um processo produtivo e controle na gestão. Acompanhe, mês a mês, algumas sugestões de programação para sua farmácia
Os planejamentos estratégico, financeiro e de marketing são importantíssimos para qualquer empresa, pois orientam o empreendedor a conhecer melhor seu negócio, o ramo em que atuam, bem como o perfil e desejos dos seus clientes. Entretanto, apesar de toda essa importância, muitas farmácias ainda esbarram em problemas de desconhecimento sobre o que é esse conceito e para que ele serve.
Há gestores que acreditam que se planejar não é necessário porque fizeram suas atividades sempre de uma mesma forma e elas funcionaram até agora. “No entanto, hoje, os tempos são outros e os processos mostram-se fundamentais para o sucesso”, alerta a coordenadora de cursos de MBAs corporativos da Fundação Instituto de Administração/Laboratório de Finanças/Programa de Administração de Varejo (FIA/Labfin/Provar), Profa. Teresa Cristina Zanon.
Em um ambiente econômico de instabilidade, como o que o País tem atravessado, o planejamento ganha um significado ainda maior. “O empreendedor que possui um bom planejamento responde mais rápido às mudanças do mercado, pois tem mais clareza sobre quais são suas oportunidades de crescimento e ameaças”, analisa a professora do curso de Farmácia das Faculdades Metropolitanas Unidas (FMU), Fernanda Cavalcanti.
Para o professor do curso de farmácia da Universidade Presbiteriana Mackenzie, Renato Sebastião Saladino, planejar é reduzir as incertezas. “Com o planejamento, é possível diminuir os riscos daquilo que não se consegue eliminar. É preciso olhar o cenário e agir de acordo com ele”, diz.
Para conseguir atingir as metas contempladas no plano, é importante que os resultados sejam mensurados diariamente e propor objetivos claros aos colaboradores. A falta de informações pode ser um problema nesse processo.
“É fundamental que a equipe entenda o porquê das metas, bem como a realidade que a empresa e o mercado estão atravessando, tornando essas questões palpáveis para a vida dele”, sugere o Prof. Saladino.
É igualmente importante que a equipe se sinta parte do processo, apoiada e ouvida em relação às suas sugestões e discussões de melhorias. “A falta de diálogo pode fazer o colaborador se sentir desmotivado e ter justificativas prontas para o não cumprimento dos resultados planejados”, adverte a especialista da FMU.
Também é fundamental desburocratizar os processos. “Ter um planejamento que exija relatórios toda hora e que ninguém sabe o que fazer com os resultados não é produtivo. A ideia é desenvolver sistemas simples, seja com a ajuda da tecnologia ou até mesmo de reuniões rápidas, para otimizar as informações, fazendo com que elas sejam acessíveis e automáticas. Agilidade e transparência são essenciais”, comenta a Profa. Teresa Cristina.
Após essa base estabelecida, acompanhe, a seguir, algumas ações importantes para a agenda de gestão de uma farmácia e quais os meses indicados para o desenvolvimento de cada uma das delas:
Reajuste de preços dos medicamentos
Calendário: janeiro
No fim do mês de março de cada ano, os preços dos medicamentos são reajustados, fazendo com que algumas farmácias se organizem para lucrar antes do repasse.
“Alguns proprietários costumam aumentar seus estoques de medicamentos, comprando produtos com valores antes do repasse, e comercializam estes itens com preços atualizados”, conta a Profa. Fernanda.
Para tanto, é fundamental ter um capital de giro que permita esse aumento transitório do estoque e conhecer bem o perfil de compras dos clientes da farmácia. Esse momento que antecipa o aumento dos medicamentos também é ideal para promover ações promocionais de alguns produtos aos clientes.
“Podem-se mostrar as oportunidades da compra para consumidores que fazem uso de medicamentos de uso contínuo, por exemplo”, sugere a Profa. Teresa Cristina.
Reforma da loja
Calendário: fevereiro
Levando-se em consideração o novo momento das farmácias brasileiras, que passam a ter o foco na prevenção da saúde e cuidados com a beleza, é essencial que o ambiente da loja também transmita essa preocupação. Portanto, reformas ou pequenos reparos precisam constar na programação.
“É importante mostrar, ao consumidor, que a farmácia está se modernizando”, destaca o Prof. Saladino, alertando, apenas, para os transtornos que esses reparos podem trazer ao cliente. “Fechar a loja por muito tempo para uma reforma pode ser ruim para as vendas e também para a imagem do lojista. Muitos podem pensar que o estabelecimento fechou”, adverte.
O ideal, então, é se planejar e contar com parceiros que entreguem a obra no menor tempo possível. “Uma ideia, é reformar a loja aos poucos, anulando um espaço e deixando o outro em funcionamento, sempre avisando o consumidor sobre o motivo do breve contratempo”, aconselha o especialista do Mackenzie, sugerindo que, caso a farmácia esteja localizada num bairro de classe A/B, onde boa parte dos consumidores costuma viajar nas férias no início do ano, talvez essa seja uma temporada para as melhorias.
Entretanto, em lojas estabelecidas na periferia, onde os clientes costumam ficar em casa nos dias de descanso do trabalho, o movimento pode aumentar nesse período.
Campanha para a temporada de inverno (gripes e resfriados)
Calendário: fevereiro/março
Com o aumento da incidência de gripes e resfriados nas estações mais frias do ano, os analgésicos, antitérmicos, xaropes e outros medicamentos/correlatos indicados para o tratamento destes males precisam ganhar destaque nas gôndolas de farmácias e drogarias.
Mas, para aproveitar todas as oportunidades que a sazonalidade reserva, é fundamental planejar esse momento antes e depois que ele acontecer. O ponto inicial da estratégia é antecipar o abastecimento previamente ao pico de vendas.
“Muitos varejistas perdem vendas porque fazem o pedido com os fornecedores em cima da hora e quando o cliente procurar o produto, eles não terão o que vender”, alerta o Prof. Saladino.
Outro ponto essencial é planejar ações de comunicação, promocionais e de informação para essas datas, o que também precisa ser feito com antecedência, com o objetivo de que se tenha tempo hábil de atingir a maior parte dos clientes.
Pagamento de férias e 13º salário
Calendário: janeiro (idealmente), ou, no máximo, ate julho
O colaborador tem até o fim do mês de janeiro para solicitar que o pagamento da primeira parcela do 13º salário seja realizado junto às suas férias. Assim, o ideal é que a reserva de fundos para tal ocorra durante todo o ano.
“Caso não seja possível, no máximo, até o meio do ano, esses pagamentos precisam ser considerados para não ter riscos”, adverte a Profa. Teresa Cristina. A falta de quitação pode trazer uma série de implicações.
“O gestor que atrasa esses pagamentos está sujeito a pagar multa ao colaborador, assim o planejamento aqui se faz extremamente necessário”, sinaliza a profa. Fernanda.
Treinamento e capacitação de colaboradores
Calendário: agosto
Para garantir um bom atendimento, especialmente entre clientes de farmácias, que escolhem estes pontos de venda (PDVs) para tirar suas dúvidas de saúde e beleza, treinar a equipe é um passo importantíssimo. Além disso, uma equipe capacitada consegue ajudar na gestão da loja, conforme explica a diretora da Mind Shopper, Alessandra Lima.
“O treinamento do funcionário precisa ter três vertentes: entendimento sobre os produtos que são vendidos no PDV; entendimento sobre a operação de loja (contemplando uma reposição eficiente, importância da manutenção de um planograma); e interação com o shopper (considerando proatividade, disponibilidade, simpatia e engajamento com os princípios da empresa)”, mostra a especialista.
Campanha para a temporada do verão (proteção solar)
Calendário: setembro
O mesmo trabalho realizado para as campanhas de inverno deve ser feito nas campanhas de verão que, agora, chegam com foco na fotoproteção. Mas vale lembrar que, apesar dos filtros solares terem pico de vendas durante as épocas mais quentes do ano, não significa que o produto deva estar indisponível fora da sazonalidade. “Muitos consumidores têm dificuldades de encontrar filtros solares fora do verão e as farmácias acabam perdendo vendas”, adverte o especialista do Mackenzie.
Análise do ano anterior e definição de metas
Calendário: outubro/novembro
Ao abrir ou adquirir uma farmácia, o empreendedor possui expectativas e metas iniciais para o negócio. Após acompanhar o primeiro ano de resultados, o gestor deve, o quanto antes, analisá-los e estabelecer novos objetivos para os próximos 12 meses.
Essa pesquisa dará o diagnóstico para a empresa, apontando o caminho em que está, como cresceu, quais áreas foram destaques positivos ou negativos, entre outras respostas.
“É um hábito do brasileiro gostar de iniciar o ano com novas metas, porém, é importante que os objetivos sejam estabelecidos o quanto antes, pois gestor e equipe possuem um longo trajeto de aprendizado para que consigam atingir os melhores resultados”, afirma a Profa. Fernanda.
“Para os empresários que desejam iniciar o ano com novas metas, uma análise bem realizada dos resultados do último ano pode ser iniciada nos meses de outubro/novembro”, sugere.
Análise do giro de produtos
Calendário: outubro/novembro, com repetição em maio
Junto à análise dos resultados dos últimos 12 meses, o empreendedor já pode avaliar quais produtos mais venderam na sua farmácia e quais devem ser descontinuados ou mantidos em estoque mínimo. Mas essa tarefa precisa ser feita mais do que uma vez ao ano.
“O sortimento está atrelado à sua região e ao perfil do cliente, bem como aos lançamentos do mercado. Então, no mínimo, semestralmente, deve-se fazer uma revisão do portfólio”, indica a especialista do Provar. Com essas respostas, é possível ter um direcionamento sobre os estoques e evitar rupturas.
Campanha de prevenção de perdas
Calendário: ação contínua
As campanhas de prevenção de perdas são primordiais, porém pouco disseminadas, segundo afirma a especialista do Provar. “Quando essas ações inexistem, os resultados da loja são muito impactados. Então, todos os departamentos da farmácia precisam de comitês, criando critérios para evitar esses problemas”, indica a Profa. Teresa Cristina.
Muitas farmácias costumam, por exemplo, segregar os itens que estão por vencer nos próximos seis meses em prateleiras separadas. A finalidade é alertar os consumidores sobre o prazo de validade do produto. Além de prestar um bom atendimento ao cliente, essa ação também representa ganhos na gestão.
“Os cuidados com a prevenção de perdas garantem que a loja domine quais produtos tiveram vendas incompatíveis com as compras, quais itens não têm um fluxo adequado ou quais produtos deveriam ter suas vendas mais bem trabalhadas”, reforça a especialista da FMU, acrescentando que essas campanhas de prevenção costumam ocorrer continuamente nas farmácias, afinal, além de perdas financeiras, elas previnem impactos ambientais, pois medicamentos que atingem seu prazo de validade são encaminhados à incineração.
Foco nas vendas
Calendário: dezembro
Dezembro é, sem dúvidas, o mês mais esperado pelo varejista, e, também, pela população. Afinal, este é um momento em que as pessoas se permitem realizar pequenos ou grandes sonhos de consumo.
“Pelo menos uma vez por ano, as pessoas costumam se presentear com algo diferente para celebrar a virada do ano em conjunto com os familiares ou amigos”, justifica o especialista em varejo da consultoria Inteligência360, Olegário Araújo.
Assim, empresários precisam redobrar a atenção e desenvolver um bom planejamento, de forma consistente, para aproveitar essas oportunidades a fim de incrementar o faturamento. Aliás, esse momento não deve ser visto, apenas, de forma tão pontual, para aumentar as vendas do mês. A ocasião também propicia que o varejista atraia novos shoppers, para sua loja.
“O fluxo de pessoas cresce muito nas lojas e boa parte desta movimentação é formada por não clientes. Portanto, é um bom momento para definir estratégias a fim de fidelizar novos consumidores”, mostra o coordenador do Núcleo de Varejo Retail Lab da ESPM, Ricardo Pastore. Na prática, fazer o básico benfeito é, sempre, o melhor caminho.
“O que fideliza o cliente é um conjunto de ações que trazem consistência e valor ao consumidor e não uma única atitude. O que o varejista tem de fazer é construir essa equação para o negócio dele, contemplando preço, ofertas, serviços, mix de produtos, bom atendimento e outros diferenciais”, pondera o presidente da Sociedade Brasileira de Varejo e Consumo (SBVC), Eduardo Terra.
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