Os meses têm passado e você ainda não sabe o que deseja para o futuro da sua loja? Confira as dicas dos especialistas ouvidos pelo Guia da Farmácia para crescer de maneira estruturada
Planejar é olhar para o futuro prevendo demandas e, a partir disto, organizar, antecipadamente, os recursos da empresa, formados por capital humano, capital financeiro e produto ou serviço oferecido ao mercado a fim de não perder oportunidades. “O planejamento auxilia a companhia a implantar atividades que visam ao desenvolvimento da eficácia, isto é, atender o máximo possível às necessidades dos clientes, gerando o máximo possível de vendas e receita”, resume o professor do curso de Administração da ESPM-SP, Alan Kuhar, acrescentando que, depois de estimar o que está por vir, é hora de escolher a estratégia. “A expressão planejamento estratégico é a combinação de eficácia e eficiência, com olhar para o futuro. Este conceito é importante para o gestor conseguir preparar a empresa para atender os clientes, organizando tudo o que tem de maneira a maximizar as vendas e reduzir os custos”, sintetiza.
Diante da sua importância, o planejamento estratégico deve nascer junto com a empresa, quando se define a visão e a missão da organização, as oportunidades e as ameaças, as forças e as fraquezas, entre outros parâmetros. “Qualquer negócio precisar ter um propósito, baseado no que se quer e o que será necessário para se chegar lá. Assim, o planejamento estratégico é o norte da companhia”, pondera a professora e conselheira do Instituto Brasileiro de Executivos de Varejo e Mercado de Consumo (IBEVAR), Teresa Cristina Zanon. Além disso, com o planejamento estratégico, os riscos são reduzidos. “Um gestor sem esse conceito não sabe como começar o negócio. Não sabe como vai se desenvolver e nem onde vai chegar”, alerta a docente do curso de Farmácia da Universidade Anhembi Morumbi, Valéria Antunes.
5 passos do planejamento estratégico
1) Posicionamento e propósito
O posicionamento é uma analogia à rota a ser seguida, conhecendo os recursos que estão disponíveis, assim como as dificuldades encontradas. É o grande objetivo que contém uma soma de características capazes de tornar a empresa única e diferenciada no mercado. O propósito é uma analogia à crença da companhia, que inspira os colaboradores a chegarem ao objetivo, superando as dificuldades que estão entre o ponto de partida e o fim do percurso.
2) Objetivos, metas e indicadores
Apresentar objetivos mensuráveis, quantificáveis e, principalmente, realistas, que possam ser verificados com indicadores parciais mensais, como faturamento, volume de vendas, quantidade de clientes atendidos, tempo médio de atendimento, satisfação do cliente etc.
3) Apresentação e compartilhamento
A informação contida no planejamento estratégico precisa estar disponível para todos os colaboradores e ser formalmente apresentada, a fim de sanar quaisquer dúvidas. O entendimento da informação é a chave para o sucesso da execução. Se cada um sabe o que tem de fazer e qual a rota a ser seguida, reduz-se a possibilidade de erro.
4) Execução
Desenvolver um planejamento estratégico e deixá-lo guardado é perda de tempo e de recursos.
Se o gestor se dispõe a fazer um bom plano de ação, também precisa ter disposição para executar, verificar, corrigir e aprimorar sua programação.
5) Acompanhamento
O relacionamento com fornecedores e clientes pode mudar rapidamente, assim como a concorrência também trabalha para maximizar os resultados. Portanto ajustes trimestrais precisam fazer parte da gestão estratégica, que avalia como o macro e o microambiente mudaram em relação ao planejado, assim como verifica o cumprimento de metas estabelecidas. Todo planejamento estratégico é vivo e deve ser revisitado, a fim de entender se as atividades estão dentro do esperado e quais processos não se ajustaram ao plano desenvolvido. Os acompanhamentos devem ser baseados em métricas rotineiras para facilitar tanto o entendimento por parte dos colaboradores quanto também a avaliação.
Fonte: professor do curso de Administração da ESPM-SP, Alan Kuhar
Dentro deste “guarda-chuva”, também está o planejamento anual, que determina quais serão os passos da empresa ao longo dos próximos 12 meses. Neste caso, segundo Kuhar, o trabalho de pensar, desenvolver, escrever e comunicar o que foi projetado demanda, pelo menos, dois meses de maturação. Assim, recomenda-se que o gestor comece a estruturar os planos do negócio em agosto ou setembro para que, antes do fim do ano corrente, seja possível dividir os objetivos do planejamento com os colaboradores, delegando responsabilidades e metas para cada um deles.
Vale reforçar ainda que uma gestão estratégica não substitui o planejamento. “O planejamento estratégico é o documento que se constrói com os registros dos objetivos traçados. Já a gestão estratégica é um termo que se refere ao estilo do gestor e que deve ser baseada em análises que permitam uma visão geral da organização. Ela deve estar focada nos indicadores mais importantes para cada área”, diferencia a sócia consultora da Blue Numbers, Camila Pacheco.
Colocando no papel
A análise SWOT (em português, F.O.F.A.– Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) deve ser o ponto de partida do planejamento estratégico, de acordo com Teresa. “As forças são todos os pontos positivos e diferenciais da loja. Já as fraquezas podem ser a falta de produtos, o baixo índice de capacitação, entre outras. As oportunidades devem ser previstas observando-se as necessidades e características da região da loja, enquanto as ameaças podem ser analisadas pela performance dos concorrentes diretos e indiretos. Os resultados dessas observações vão indicar quais são as prioridades da loja, que podem indicar para um aumento do mix de produtos ou para uma reforma, por exemplo”, explica, acrescentando que é por meio desta análise que os objetivos da empresa começam a ficar claros.
Valéria acrescenta que é neste momento que a empresa precisa definir qual será a missão, os valores e a visão do negócio. “Importante conhecer o mercado a fundo: quais são os fornecedores, o público, como se diferenciar dos concorrentes. Esta análise, quando feita corretamente, faz com que os líderes identifiquem seus pontos fracos e fortes dentro do processo para que estejam aptos a construir um plano de ação”, diz.
Para ter uma maior chance de ser executado, um planejamento estratégico também deve ser desdobrado em objetivos, ações e políticas, segundo mostra o consultor empresarial e fundador da Telos Resultados, Luiz Muniz. “Os objetivos são a base para a definição das metas anuais, como o orçamento de vendas e despesas, ou o tempo de estoque e ciclo financeiro. As ações estabelecem quais projetos a serem desenvolvidos serão executados no ano, como, por exemplo, o aumento do espaço físico de uma loja. Já as políticas indicam quais padrões estratégicos (determinações da direção) devem ser seguidos”, esclarece.
Para que todo esse ciclo de análises traga os resultados esperados, também é fundamental que o planejamento estratégico apresente metas realistas. Metas exageradas e inatingíveis usualmente são formas de desincentivo à equipe, que trabalhará abaixo de suas qualidades por entender que qualquer esforço será inútil. Neste sentido, a fim de evitar este desconforto, o gestor deve ter em mãos o histórico da empresa, o potencial de crescimento, a avaliação da concorrência, conhecer qual o orçamento disponível para a execução, analisar o macroambiente e, principalmente, dialogar com a equipe, pois é ela que está na rotina da operação. “Sugere-se que para o fechamento do planejamento estratégico um grupo selecionado de colaboradores procure um espaço para a reunião fora do ambiente de trabalho, longe de e-mails e mensagens que possam tomar a atenção”, aconselha Kuhar.
Também é relevante dividir os objetivos do planejamento estratégico com os principais fornecedores. “Eles são peças-chave que garantem o ciclo de funcionamento da companhia e devem se organizar para atender às necessidades da empresa, assim como auxiliar na redução dos custos e na customização de serviços, por exemplo”, pondera o especialista da ESPM-SP.
Quais os temas que não podem ficar fora da missão de uma farmácia?
- Ética;
- Surpreender o cliente com qualidade de atendimento;
- Aprimoramento contínuo dos colaboradores;
- Crescimento sustentável e duradouro;
- Desejo de se destacar no setor;
- Honestidade, transparência, comprometimento.
Fonte: docente do curso de Farmácia da Universidade Anhembi Morumbi, Valéria Antunes
Macro e microambiente
O macroambiente é composto por forças que impactam a empresa e que não se consegue mudar. “As seis forças macroambientais são as político-legais, econômicas, tecnológicas, naturais, culturais e demográficas. Estas forças estão em constante alteração, permitindo ao gestor enxergar tendências e como elas afetarão as relações existentes com clientes, fornecedores e concorrentes”, pontua o especialista da ESPM-SP. Para Muniz, acompanhar o cenário externo atual é fundamental na fase de definição do posicionamento. “É neste momento que se entende quais as oportunidades do mercado, baseadas nas características dos clientes a serem atendidos”, sinaliza.
Já o microambiente econômico é formado por instituições que impactam e são impactadas pela rotina da empresa. “O microambiente basicamente é composto por clientes, fornecedores e concorrentes. Prever o que os concorrentes vão apresentar ao mercado, avaliar como os fornecedores podem ajudar na atuação da empresa e entender como os clientes se comportarão com as mudanças derivadas tanto do macroambiente como das ofertas dos concorrentes permite olhar para o futuro e antecipar as principais demandas”, finaliza Kuhar.
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