É essencial que o software de gerenciamento de estoque para o setor farmacêutico tenha seus processos totalmente integrados para, assim, garantir confiabilidade em todas as áreas envolvidas e ter uma plena eficiência operacional. Portanto, o primeiro passo no desenvolvimento de um sistema, ou mesmo no tema do cadastro de um medicamento, é garantir que ele seja desenhado tendo em vista um mapeamento de todos os demais processos da farmácia.
E para começar, uma ferramenta que auxilia bastante é o banco de dados. Independente do segmento em que o seu negócio atue, ele permite o armazenamento de praticamente qualquer tipo de informação, especialmente se o empresário possui uma grande base de clientes. É por meio dele que os funcionários conseguem aprimorar o serviço de suporte ao cliente, pois acessam essa base de forma rápida. Além disso, os bancos de dados auxiliam na automatização de diferentes procedimentos e são considerados diferenciais para varejistas. Outro exemplo de utilidade para o banco de dados é o controle de estoque, em que os funcionários conseguem ter, de maneira fácil, todos os produtos que possuem, quantidades e o que está faltando.
O software da Linx, por exemplo, oferece soluções para diferentes áreas como vendas (controle de uso contínuo de medicamentos), caixa (POS integrado ao estoque, com consulta e atualização automática), estoque (permite a integração dos pedidos de compras entre matriz e filiais ou franqueadora e franquias), gestão (fiscal e tributária), franquias (integração dos pedidos de compras entre matriz e filiais ou franqueadora e franquias), além de questões tributárias e específicas do mercado, como automação de Pedidos Eletrônicos – PE, Planos de Benefícios de Medicamentos – PBM, Farmácia Popular e SNGPC.
Para cada uma dessas soluções, existe o Linx Farma: gestão completa e segura de farmácias que abrange muito mais do que controles financeiros ou frente de loja; Linx TEF: sistema de comunicação com as administradoras de cartão, totalmente integrado ao software de venda; Linx NF-e: permite o gerenciamento completo de todo o ciclo de envio e recebimento das notas fiscais, atendendo às especificações e critérios necessários à integração com os portais SEFAZ dos Estados; Linx NFC-e: a Nota Fiscal Eletrônica para Consumidor Final (NFC-e ou SAT) é uma exigência fiscal que visa a substituição do cupom fiscal impresso para uma alternativa online de transmissão de dados. A Linx traz, para o varejista, soluções de PDV alinhadas ao cronograma de implementação desta mudança fiscal para todos os estados do Brasil; Keep True – Governança e Auditoria Fiscal: controle e o gerenciamento dos seus dados fiscais e prazos, evitando pagamento de multas, diminuindo exposição e custos e aumentando a produtividade da sua empresa; SoftExpert BPM Suíte – Gestão de Processos: Linx, em parceria com a SoftExpert, desenvolveu uma solução abrangente de módulos e componentes perfeitamente integrados, projetados para administrar toda a gestão de processos de um negócio e apoiar as necessidades de todas as partes interessadas da empresa.
É necessário destacar que uma farmácia precisa manter o estoque com rígido controle não apenas avisando sobre falta de medicamentos, mas também possibilitando a consulta de disponibilidade e remanejamento de medicamentos nas diversas farmácias da rede e este deve ser o diferencial do software de gerenciamento de estoque para o setor farmacêutico. O maior desafio aqui é equilibrar o máximo de disponibilidade com o menor nível de estoque. Afinal, é preciso garantir a disponibilidade de medicamentos e produtos para os clientes e, ao mesmo tempo, evitar que os gastos com estoques excessivos prejudiquem a rentabilidade. Isso também garante a competitividade da farmácia no mercado, ajuda a superar a concorrência e melhorar a satisfação dos clientes. Além disso, um estoque atualizado significa mais segurança para os consumidores e facilita o roteiro de visitas de órgãos reguladores, como o Sistema de Gerenciamento de Produtos Controlados (SNGPC).
Mas, como conseguir isso? Com a implementação de tecnologias inteligentes que vão além da organização básica de uma farmácia e que conectem o estoque ao caixa, permitindo consultas rápidas e atualizações automáticas. Esses software de gerenciamento de estoque podem também, por exemplo, emitir alertas no próprio ponto de venda quando produtos estão próximos da validade, permitindo a realização de ações de incentivo ou melhorias no planejamento de compras. Bem como garantir flexibilidade e rapidez nas tomadas de decisão, já que o software fará com que o gestor da farmácia acompanhe toda a operação por meio de um aplicativo em seu dispositivo móvel.
Com todo o sistema de gestão integrado, será possível analisar os hábitos dos consumidores para realizar cálculos de demanda, de acordo com os produtos mais vendidos. Esse fator é essencial não só para a prevenção de gastos desnecessários e desperdícios, mas ajuda o empreendedor a investir nas mercadorias que mais resultarem em aumento de receita.
Para finalizar, dentre todas as dicas aqui apresentadas, a principal é que você conviva e tenha experiência nesse mercado que quer atender, além de investir tempo conversando com os empreendedores para que possa, de fato, encontrar uma solução compatível com a necessidade do segmento de farmácia.
