Como trabalhar para que a redução das avarias internas seja visível? Muitas vezes, ao efetuar um programa de Prevenção de Perdas na empresa é possível ter optado por uma estratégia inadequada ou pela não realização de todas as etapas.
Vou listar, a seguir, os passos importantes para você verificar se efetuou todos.
1. Antes de iniciar o planejamento, é fundamental que o profissional responsável tenha conhecimento pleno do negócio, de processos críticos da organização, decisores, produtos, fornecedores, clientes e, principalmente, acesso ao Planejamento Estratégico para que esse programa possa estar alinhado com a estratégia da empresa, valores, missão e riscos.
2. Para o sucesso do programa, é fundamental o conhecimento das perdas, isto é, ter gestão eficiente de seus estoques por meio de controle efetivo das movimentações e realização de inventários para identificação das perdas (diferenças entre o estoque contábil e físico). Se o estoque não é confiável, primeiro “Arrume a Casa”, isto é, realize uma revisão de toda a cadeia e fluxo operacional, avaliando os sistemas que suportam as operações como TI e processos.
3. Todos os envolvidos necessitam estar engajados para que a cultura possa ser disseminada entre todos os níveis da empresa, do presidente ao funcionário da limpeza. Ter um membro da administração, “bem-visto” pelos funcionários, como padrinho do programa é uma das formas de envolver pessoas.
4. Para obter força de trabalho, criar um comitê formado por lideranças das áreas envolvidas com responsabilidades de realizar diagnósticos e decidir com base no senso de priorização.
5. Uma das etapas importantes e que vai nortear todo o sucesso do programa e diz respeito ao Levantamento dos Processos internos para a identificação dos pontos de riscos e vulnerabilidades para as perdas.
6. Com o conhecimento das perdas e respectivas causas, é possível realizar o diagnóstico para a implementação das melhorias.
7. Não podemos falar de Prevenção de Perdas sem falar de Investimentos em Tecnologias. Elas suportam a gestão das perdas por meio da vigilância eletrônica de mercadorias, monitoramento de imagens, controles de acesso, sistemas antifraudes, etc.
8. A empresa não deve depender de pessoas e sim dos processos. Ter a formalização dos processos documentados é importante.
9. Dar visibilidade dos planos de ação, boas práticas, normas e procedimentos e prazos. O fato de elaborar a norma não garante a eficiência na execução.
10. O RH deve criar campanhas de conscientização para que os colaboradores entendam seu papel e não o façam de forma imposta e obrigatória. Envolver todos em campanhas de comunicação, incentivos, bonificação por resultados, são ações que produzem resultado.
11. Se a sequência citada foi toda feita corretamente, é o momento de criar indicadores para avaliar se o nível de perda está dentro do planejado e se as ações estão tendo o sucesso desejado.
12. Estruturação de um programa de auditoria. A auditoria vem com a responsabilidade de constatar a conformidade das atividades executadas com as normas da empresa, por intermédio de programas de auditoria que estabeleçam pontos de verificação, periodicidade, relatórios,etc.
Lembro que este roteiro é apenas um guia, o desafio está na capacidade de realização para a redução das avarias internas.
