Andrea Sapia e Rebeca Oliveira detalham case de sucesso da RaiaDrogasil que com a ajuda da Monday aboliu planilhas com ferramenta de automatização para aprimorar gestão, sem abrir mão de humanização
A RaiaDrogasil tem na expansão de novas farmácias um de seus carros-chefes, iniciativa liderada pela diretoria de Expansão e que envolve grande parte dos times da empresa. Com objetivos de aceleração que chegam a uma ampliação equivalente a 38% da rede atual em quatro anos, a RD desafiou ainda mais esse processo em busca de mais produtividade e otimização do tempo para atender às expectativas.
Com mais de 2.600 unidades em 525 cidades em 25 estados do país, a RaiaDrogasil quer manter esse ritmo de crescimento. Mas o processo de inauguração de novas farmácias é muito complexo, e envolve mais da metade das áreas da RaiaDrogasil e, se não houver controle, há o risco de timing de inauguração, fator que prejudica diretamente as desafiadoras metas mensais da companhia.
A equipe de Expansão da RD iniciou uma prospecção por recursos que reduzissem o tempo gasto em tarefas burocráticas e, ao mesmo tempo, registrassem as informações para que fossem de fácil acesso para consultas em tempo real e de maneira confiável.
Por isso a companhia decidiu investir em ferramentas de automação de processos para melhorar os fluxos de trabalho e ajudar a alavancar a expansão da empresa.
De acordo com dados de Retorno de Investimento (ROI), um dos principais benefícios que o uso da plataforma trouxe para a RD foi a melhoria na agilidade. Com a substituição do uso do e-mail e de outras plataformas, a monday.com se tornou um hub de colaboração:
– 282 mil automações disparadas nos últimos 12 meses, representando as ações humanas repetitivas que foram evitadas;
– 19 horas de email evitados;
– Economia de 339 horas, graças aos relatórios e às visualizações de dados;
– A estimativa é de que haja uma economia de 23 mil horas de trabalho, resultando em cerca de US$ 112 mil que puderam ser investidos em outras atividades do time.
A Consumidor Moderno conversou com exclusividade com Andréa Sapia, , Gerente Executiva de Engenharia de Expansão da RaiaDrogasil, e com Rebeca Oliveira, gerente de Partner Success na monday.com sobre os desafios da automação, o processo de implantação e seus resultados até agora.
Como surgiu a ideia de automatizar os processos dentro da Raia Drogasil?
Andrea Sapia – Tem um processo de expansão aqui na Raia Drogasil bastante agressivo. Em 2014 inauguramos 131 farmácias, e esse número cresce anualmente. Em 2018 já eram 240, no final de 2019, já estávamos nessa pegada, olhando para um universo de mais alguns anos nesse mesmo patamar. Entendemos que precisaríamos melhorar os processos aqui dentro para manter esse ritmo. Ainda haviam alguns pontos que nos faziam perder tração. Por exemplo, tínhamos um problema sério de envio de documentação. Às vezes levava uma semana, o que para a gente é uma eternidade. Um e-mail enviado que não era lido deixava todos esperando para poder dar continuidade no trabalho. E fomos buscar formas de melhorar esses gargalos. Para começar, o fluxo de documentação era um desafio.
Quais os elementos eram os mais importantes para decidir pela automação?
Andrea Sapia – Fizemos alguns testes com diferentes plataformas. E decidimos fazer um piloto com a Monday em um dos squads da Direção de Expansão, a primeira linha de frente, de assinatura de contratos. Ganhamos bastante produtividade, porque a ferramenta já inclui a documentação e avisa todas as partes. A partir daí fomos ampliando, e percebemos que havia muitos outros processos que ganhariam com o uso da ferramenta. O processo de expansão começa na diretoria, mas envolve várias outras áreas. Eu brinco que todo mundo costumava ter uma planilha para chamar de sua, e começamos a acabar com isso, colocando todas as informações dento da ferramenta. No final do ano passado tudo foi incluído nela, exceto a parte de planejamento. Isso nos ajudou a enxergar toda a cadeia de eventos e necessidades de cada expansão. Temos um comitê semanal com o CEO da companhia, o chairman para decidir quais serão os pontos, os imóveis que foram prospectados. No momento que eles são aprovados, a informação já entra na ferramenta e começa a rodar. Com a ferramenta conseguimos ter a visão dessa primeira etapa até a inauguração da farmácia.
Isso também nos permite que tenhamos um número muito grande de dados para trabalhar, que alimentam estudos, diagnósticos, a enxergar muito melhor como o processo está funcionando. Se teve alguma perda de tração, e buscar um diagnóstico. Com essa automação conseguimos identificar onde é que está o desvio e trabalhar em cima. Quando começamos a entrar em outras áreas fomos ganhando velocidade. Hoje funcionou tão bem, tão bem mesmo, que outras áreas da empresa decidiram usar.
Como foi esse processo de adaptação dentro da empresa, porque às vezes, mesmo ferramentas que facilitam provocam alguns ruídos não por não serem boa, mas por uma questão de hábito.
Andrea Sapia – Sempre falo, estamos lidando com pessoas. A gente pode ter melhor ferramenta do mundo, mas são as pessoas que fazem com que o resultado seja bom. Mas no começo tivemos algumas questões. Tem uma história que conto que ficou até meio folclórica, de um colega do time que gostou tanto da ferramenta, que incluiu tudo de sua vida pessoal. Por outro lado, algumas outras pessoas tinham um apego absurdo às suas planilhas, e tivemos que ser assertivos após o período de transição, porque era uma necessidade. Apesar da resistência inicial, a adaptação foi muito rápida, e várias comentaram “por que eu não fiz isso antes?”. É uma mudança de cultura, mas quem realmente usa, vê o ganho, as facilidades que a ferramenta disponibiliza. Essas automações ajudam no dia a dia.
Como concretizar um projeto de expansão tão amplo, tão grande, mas manter a cultura da empresa?
Andrea Sapia – O processo de expansão está inserido no DNA da companhia. Desde a DrogaRaia. Antonio Carlos Pipponzi (ACP) é apaixonado por expansão. É uma delícia ouvir ele falar. É inspirador. Isso vem da família, ele conta da época do pai dele. Quando houve a fusão e nos tornamos RaiaDrogasil, chegou um CEO de fora, Marcílio Pousada, mas esse DNA permaneceu e cresceu. Existe uma relação aqui dentro que admiro muito, particularmente. É uma relação de respeito e cumplicidade muito grande entre o Marcílio e o ACP. Eles trabalham muito juntos no nosso comitê de expansão e conseguem se entender, fazer com que as coisas aconteçam sem precisar chegar ao ponto de fazer votação. Acho que esse é o diferencial. Todo mundo trabalha com foco em comum. É uma empresa que ela tem esse diferencial, sabe? A alta liderança, o conselho, trabalham, e isso faz com que os processos sejam realmente um grande sucesso. Poderíamos internamente entrar em conflito com outras frentes. Por exemplo, a meta de inauguração é mensal, além de anual. E às vezes ela entra em conflito com alguma área. Tem que acontecer as duas atividades. A ferramenta nos dá meios de conciliar, analisar o que no momento é prioridade, e assim conseguimos resolver as coisas sem muito conflito. O que faz diferença para tudo, o dia a dia, conseguir expandir no ritmo que nos propomos, é ter o mesmo foco, a mesma direção e o mesmo objetivo.
Os números de tempo economizado, do resultado da otimização de processo são brutais. Onde a Raia Drogasil está investindo essa economia de tempo?
Andrea Sapia – Abrindo mais farmácias, A gente vai gastar esse tempo ganhando mais qualidade no processo. Antecipando etapas, por isso a gente começa justamente no pré-operacional, além de permitir aumentar a receita, assim se ganha em 2 frentes. Claro que há outras coisas além dos nossos processos internos, mas o que está dentro de casa, a gente conseguir fazer acontecer mais rapidamente.
Rebecca Oliveira – Tempo é uma questão estratégica. Em vez de reuniões com 40 pessoas, que conseguem investir esse tempo em coisas mais estratégicas. A hora de trabalho não é barata, a ferramenta ajuda a fazer pessoas utilizarem esse tempo em aspectos estratégicos, em vez de processos repetitivos, repetições e ruídos por comunicações falhas. Faz total diferença que ter ferramenta que traz visibilidade, insights, focos, para o trabalho ser mais eficiente e produtivo.
Como você descreveria a ferramenta e tudo o que tem dentro dela, para alguém que está querendo otimizar esse processo, mas não sabe bem como?
Rebecca Oliveira – O primeiro ponto é deixar de ter medo. Ela pode operar para qualquer tipo de trabalho. Assim como na RD, onde começou pequenininha com uma squad, e à medida em que foi dando certo foi sendo levado para outras áreas. Tudo precisa de processo, trazer visibilidade, comunicação, e a Monday pode otimizar no dia a dia da empresa, independentemente do projeto, dos processos internos, de quantos stakeholders estão envolvidos. Não é só o varejo, no mercado financeiro, por exemplo, o BTG também tem praticamente todas as suas áreas utilizando. Se quiser organizar a área de eventos da minha empresa, eu consigo, se quiser organizar a área de solução na minha empresa, eu consigo também. Até para um CRM de vendas é possível. A ideia é gerenciar melhor, em vez de 200 mensagens numa thread de emails, a versão do excel I, II ou III, e ninguém toma ação porque já nem sabe mais o que tem que fazer.
Temos muito esse olhar para essa dor, aumentar a visibilidade, a comunicação, deixar a produção operacional para outro computador fazer. Além disso, são soluções personalizáveis, dependendo tanto do perfil da empresa quanto do tipo de demanda que ela tem. A gente tem hoje os mais diversos casos de uso vigentes. Temos mais de 152 mil clientes no mundo todo, e não é preciso ter conhecimento técnico nenhum, há quem use como plataforma de RH, no sistema de marketing. A tecnologia torna muito mais fácil de operacionalizar tudo isso.
Como conciliar essa automação com manter a humanização, os relacionamentos?
Rebecca Oliveira – Criar uma plataforma não é para afastar as pessoas, a automação deixa o processo menos engessado nesse aspecto. Em 2020, com a pandemia, as pessoas não puderam estar no mesmo ambiente trabalhando. Mas era preciso manter esse processo dentro de um único lugar, com uma boa comunicação, para que todo mundo conseguisse desenvolver seu trabalho. Aí a automação facilita muito no dia a dia e até reduz um pouco de estresse com os colegas de trabalho, não distanciou as pessoas, pelo contrário, ao evitar as cobranças, as repetições. Nesse sentido aproxima muito mais do que afasta.
Andrea Sapia – A ferramenta, ela dá prazos, ajuda bastante, mas tem que ter governança em cima. A ferramenta ajuda, mandando informações, e auxilia na interação, que é realmente physical, inclusive pelo chat interno. E semanalmente sentamos todos juntos para confirmar os status, solucionar desvios. A ferramenta da Monday é realmente boa, mas a gente precisa de pessoas. E essas pessoas precisam estar em contato.
RaiaDrogasil alcança R$ 1 bilhão em vendas de marcas próprias
Fonte: Consumidor Moderno
Foto: Shutterstock
